Nhập khẩu là quá trình đưa hàng hóa từ một quốc gia xuất khẩu vào quốc gia nhập khẩu. Để thực hiện thủ tục nhập khẩu một cách hợp pháp và tránh rắc rối pháp lý, Quý vị cần tuân thủ một loạt các quy định và chuẩn bị các giấy tờ cần thiết. Trong bài viết này chúng tôi sẽ chia sẻ đến Quý vị những chứng từ cần thiết để có thể nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam.

Khi nói về bộ hồ sơ nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam thì có thể chia ra làm hai loại hồ sơ đó là: Những chứng từ bắt buộc và những chứng từ không bắt buộc. Sau đây là nội dung chi tiết về các loại chứng từ trong bộ hồ sơ làm thủ tục nhập khẩu.

1. Những chứng từ bắt buộc

Những chứng từ bắt buộc trong bộ hồ sơ thủ tục nhập khẩu hàng hóa. Là những hồ sơ bắt buộc phải có khi làm thủ tục nhập khẩu, được quy định theo quy định của pháp luật. Mỗi loại hàng khác nhau sẽ có những quản lý khác nhau của các bộ ngành khác nhau.

Theo điều 16 của Thông tư /38/2015/TT-BTC ngày 25/03/2015 thì bộ hồ sơ làm thủ tục nhập khẩu cần những chứng từ sau:

  • Tờ khai hải quan;
  • Hóa đơn thương mại (commercial invoice);
  • Vận đơn (bill of lading);
  • Các hồ sơ bắt buộc khác theo từng loại hàng như: Giấy phép nhập khẩu, chứng thư kiểm dịch, giấy kiểm tra chất lượng, hồ sơ công bố.

Để hiểu được các loại chứng trên vui lòng xem nội dung chính ở bên dưới.

Tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan là chứng từ mà nhà nhập khẩu khai báo cho hải quan về hàng hóa nhập khẩu. Trên tờ khai hải quan sẽ thể hiện một cách tổng thể nhất về hàng hóa được nhập khẩu bao gồm các thông tin như: Tên nhà nhập khẩu, tên nhà xuất khẩu, thông tin về thanh toán, thông tin về vận chuyển, thông tin về hàng hóa và giá trị hàng hóa, thông tin về thuế nhập khẩu.

Có hai phương thức để khai tờ khai hải quan đó là: Khai quan phần mềm khai quan và khai giấy. Hầu hết đơn hàng nhập khẩu hiện tại đều khai quan phần mềm. Tờ khai hải quan là chứng từ được khai báo bởi nhà nhập khẩu.

Xem thêm tờ khai hải quan là gì?

Hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là một tài liệu quan trọng trong quá trình giao dịch thương mại quốc tế. Đây là một loại giấy tờ chứng thực và mô tả chi tiết về hàng hóa được bán hoặc mua trong một giao dịch thương mại. Hóa đơn thương mại cung cấp thông tin quan trọng về các thông tin liên quan đến giao dịch, gồm những thông tin chính sau:

Thông tin liên hệ: Hóa đơn thương mại thường bao gồm thông tin liên hệ đầy đủ của cả người bán và người mua, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và email.

Thông tin về hàng hóa: Mô tả chi tiết về các sản phẩm hoặc hàng hóa được mua bán, bao gồm tên hàng hóa, số lượng, đơn vị đo lường, giá cả đơn vị và tổng giá trị.

Thông tin về giá trị giao dịch: Hóa đơn thương mại liệt kê tổng giá trị của toàn bộ đơn hàng, cùng với thông tin về cách tính giá cả (đơn giá, chiết khấu, thuế, phí vận chuyển, vv).

Thông tin về vận chuyển và thanh toán: Hóa đơn thương mại có thể cung cấp thông tin về phương thức vận chuyển, thời gian giao hàng dự kiến và cách thức thanh toán.

Thông tin về ngân hàng: Nếu thanh toán được thực hiện thông qua ngân hàng, hóa đơn thương mại có thể bao gồm thông tin về tài khoản ngân hàng của người bán để người mua thực hiện chuyển khoản.

Thông tin pháp lý và chứng nhận: Hóa đơn thương mại có thể chứa các thông tin pháp lý cần thiết để thực hiện giao dịch một cách hợp pháp, cũng như chứng nhận của người bán về tính chất và xuất xứ của hàng hóa.

Hóa đơn thương mại là một phần quan trọng của quy trình nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa, và nó thường được yêu cầu bởi các cơ quan chính phủ, ngân hàng và các bên liên quan trong quá trình giao dịch thương mại. Đây cũng là một tài liệu quan trọng để xác định giá trị thực tế của giao dịch và tính toán thuế và lệ phí.

Xem thêm hóa đơn thương mại là gì

Vận tải đơn – Bill of lading

“Vận tải đơn” là một thuật ngữ thường được sử dụng trong lĩnh vực vận chuyển và logistics để chỉ một tài liệu hoặc hợp đồng mà người gửi hàng (người xuất phát hàng hóa) và người vận chuyển (công ty vận tải) ký kết để xác nhận các chi tiết cụ thể về việc vận chuyển hàng hóa từ điểm A đến điểm B.

Vận tải đơn thường bao gồm các thông tin quan trọng như:

Thông tin vận chuyển: Điểm xuất phát, điểm đến, thời gian dự kiến, tên và địa chỉ của người gửi và người nhận.

Loại hàng hóa: Mô tả chi tiết về các sản phẩm hoặc hàng hóa cần vận chuyển, bao gồm số lượng, trọng lượng, kích thước và các đặc điểm quan trọng.

Phí vận chuyển: Thông tin về phí vận chuyển dự kiến hoặc đã thỏa thuận, bao gồm cả các chi phí phát sinh khác như phí bảo hiểm, phí dịch vụ, vv.

Hình thức vận chuyển: Điều này bao gồm phương tiện vận chuyển cụ thể sẽ được sử dụng, ví dụ như xe tải, tàu biển, máy bay, vv.

Các điều khoản và điều kiện: Vận tải đơn có thể chứa các điều khoản và điều kiện về bảo hiểm, trách nhiệm, quyền và nghĩa vụ của cả người gửi và người vận chuyển trong quá trình vận chuyển hàng hóa.

Chữ ký và ngày ký kết: Người gửi và người vận chuyển sẽ ký tên xác nhận việc đồng ý với các điều khoản và điều kiện trong vận tải đơn, và ngày ký kết cũng được ghi lại.

Vận tải đơn có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự hiểu rõ và thỏa thuận giữa người gửi hàng và người vận chuyển. Nó giúp đề phòng các tranh chấp và rắc rối có thể xảy ra trong quá trình vận chuyển, và cũng là một công cụ để thực hiện quản lý vận chuyển một cách hiệu quả.

Xem thêm vận tải đơn là gì

Hồ sơ bắt buộc khác

Những chứng từ bắt buộc khi làm thủ tục nhập khẩu tùy thuộc vào loại hàng được nhập. Có những loại hàng được nhập khẩu bình thường có những loại hàng thuộc nhóm II. Đối với hàng thuộc nhóm II thuộc quản lý của các bộ ngành liên quan. Những chứng từ bắt buộc khi làm thủ tục nhập khẩu gồm:

  • Giấy phép nhập khẩu;
  • Hồ sơ công bố: Công bố phân loại thiết bị y tế, công bố mỹ phẩm; công bố vệ sinh ATTP, công bố dán nhãn năng lượng, công bố thức ăn chăn nuôi, công bố phân bón, công bố thuế thú y;
  • Hồ sơ kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu;
  • Hồ sơ kiểm dịch động vật, thực vật.
  • Những hồ sơ khác theo yêu cầu của Hải Quan.

Đó là các hồ sơ bắt buộc phải xuất trình khi nhập khẩu hàng hóa. Tùy theo mỗi loại hàng hóa thì sẽ có những hồ sơ chứng từ khác nhau.

Trên đây là những chứng từ bắt buộc khi làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa. Nếu Quý vị chưa hiểu được những văn bản trên vui lòng liên hệ đến hotline hoặc hotline để biết chi tiết.

2. Những chứng từ không bắt buộc

Khi nói về những chứng từ không bắt buộc trong bộ hồ sơ làm thủ tục nhập khẩu. Không có nghĩa là những chứng từ này không cần thiết trong quá trình làm thủ tục. Đối với những chứng từ không bắt buộc thì sẽ phải xuất trình khi có yêu cầu từ phía hải quan. Hoặc người nhập khẩu muốn được bổ sung trong bộ hồ sơ nhập khẩu.

Những chứng từ không bắt buộc trong bộ hồ sơ làm thủ tục nhập khẩu gồm:

  • Hợp đồng thương mại (sale contract);
  • Danh sách đóng gói (Packing list);
  • Chứng nhận xuất xứ (certificate of origin);
  • Catalog;
  • Những chứng từ khác nếu có yêu cầu từ phía hải quan.

Để hiểu rõ hơn về những chứng từ trong bộ hồ sơ làm thủ tục xuất nhập khẩu trên đây. Mời Quý vị theo dõi nội dung tiếp theo bên dưới.

Hợp đồng thương mại

Hợp đồng thương mại là một thỏa thuận pháp lý giữa hai hoặc nhiều bên để thực hiện một giao dịch thương mại cụ thể. Hợp đồng này có thể chứa các điều khoản và điều kiện mà các bên đồng ý tuân theo để thực hiện các cam kết, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, quyền sở hữu, hay bất kỳ giao dịch thương mại nào khác.

Hợp đồng thương mại thường bao gồm các yếu tố cơ bản sau:

Bên tham gia: Liệt kê các bên tham gia trong hợp đồng, bao gồm các thông tin liên quan đến danh tính, địa chỉ và thông tin liên lạc.

Mô tả giao dịch: Điều này nêu rõ nội dung của giao dịch, bao gồm sản phẩm hoặc dịch vụ mà hợp đồng liên quan đến.

Điều khoản và điều kiện: Các quy định chi tiết về cách thức thực hiện giao dịch, thời hạn, giá cả, chất lượng, bảo hành, thanh toán, vận chuyển, và mọi yếu tố khác liên quan đến giao dịch.

Thời hạn và chấm dứt: Hợp đồng thường xác định thời hạn của hợp đồng và các điều kiện mà nó có thể bị chấm dứt trước thời hạn do các sự kiện cụ thể.

Trách nhiệm pháp lý: Điều này xác định trách nhiệm và nghĩa vụ của mỗi bên trong trường hợp có xảy ra tranh chấp hoặc vi phạm hợp đồng.

Giải quyết tranh chấp: Hợp đồng thường quy định cách giải quyết tranh chấp, bao gồm việc áp dụng trọng tài hoặc đưa ra tòa án nếu cần thiết.

Hợp đồng thương mại có tính pháp lý cao và nếu bất kỳ bên nào vi phạm điều khoản của hợp đồng, họ có thể bị chịu trách nhiệm pháp lý. Do đó, việc lập và tuân thủ hợp đồng thương mại rất quan trọng để đảm bảo tính minh bạch, công bằng và đáng tin cậy trong giao dịch thương mại.

Trong bộ chứng từ làm thủ tục xuất nhập khẩu thì hợp đồng thương mại không bắt buộc. Tuy nhiên, đây là chứng từ quan trọng mà người nhập khẩu cần phải lưu ý.

Xem thêm hợp đồng thương mại là gì

Xem thêm hợp đồng thương mại là gì

Danh sách đóng gói 

Danh sách đóng gói, còn được gọi là “Packing List” trong tiếng Anh, là một tài liệu thường được sử dụng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và vận chuyển hàng hóa. Đây là một phần quan trọng của quá trình giao hàng và vận chuyển, giúp đảm bảo rằng hàng hóa được đóng gói, vận chuyển và nhận giao một cách chính xác.

Danh sách đóng gói thông thường bao gồm các thông tin sau:

Thông tin liên quan đến giao dịch: Gồm số hóa đơn, số lô hàng (nếu có), ngày giao dự kiến, v.v.

Thông tin vận chuyển: Các chi tiết về vận chuyển như phương tiện vận chuyển, hãng vận chuyển, số hiệu container (nếu áp dụng), v.v.

Thông tin người gửi và người nhận: Bao gồm tên, địa chỉ và thông tin liên lạc của người gửi và người nhận hàng hóa.

Danh sách hàng hóa: Liệt kê chi tiết về các mặt hàng, bao gồm mô tả, số lượng, trọng lượng, kích thước và các thông số khác liên quan.

Phương pháp đóng gói: Mô tả cụ thể về cách mỗi mặt hàng được đóng gói, bao gồm loại đóng gói (thùng carton, pallet, container, v.v.), số lượng mỗi loại đóng gói, và cách sắp xếp trong các thùng hoặc pallet.

Trọng lượng và kích thước tổng cộng: Tổng trọng lượng và kích thước của tất cả hàng hóa trong lô hàng.

Danh sách đóng gói giúp đảm bảo rằng các bên tham gia trong quá trình giao hàng đều hiểu rõ về các chi tiết liên quan đến hàng hóa và cách đóng gói. Nó cũng hỗ trợ trong việc kiểm tra và xác nhận tính chính xác của hàng hóa tại cả điểm gửi và điểm nhận.

Xem thêm packing list là gì

Chứng nhận xuất xứ

Chứng nhận xuất xứ là một tài liệu chứng minh nguồn gốc của một sản phẩm hoặc hàng hóa. Nó xác định quốc gia hoặc vùng lãnh thổ mà sản phẩm đã được sản xuất, chế tạo hoặc gia công. Chứng nhận xuất xứ có thể có vai trò quan trọng trong thương mại quốc tế vì nó có thể ảnh hưởng đến việc áp dụng thuế quan, thỏa thuận thương mại và sự tin tưởng của người tiêu dùng.

Có một số loại chứng nhận xuất xứ phổ biến:

Hưởng thuế ưu đãi đặc biệt: Đối với một số loại ℅ nhất định sẽ được hưởng mức thuế theo quy định.

Chứng nhận xuất xứ chính thức: Được cấp bởi các cơ quan chính phủ hoặc tổ chức thương mại, chứng nhận này xác nhận nguồn gốc chính xác của sản phẩm và thường được yêu cầu để áp dụng các ưu đãi thuế quan trong các thỏa thuận thương mại.

Tự khai báo xuất xứ: Trong một số trường hợp, người xuất khẩu hoặc người sản xuất có thể tự khai báo xuất xứ của sản phẩm trên các tài liệu giao dịch. Tuy nhiên, việc này có thể phải tuân theo các quy định cụ thể và chịu sự kiểm tra của cơ quan chức năng.

Chứng nhận nguồn gốc khác nhau: Một số loại sản phẩm có thể yêu cầu chứng nhận xuất xứ đặc biệt, chẳng hạn như chứng nhận hữu cơ cho sản phẩm hữu cơ, chứng nhận gỗ bền vững cho sản phẩm gỗ, v.v.

Chứng nhận xuất xứ thường đi kèm với các tài liệu khác như hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói và hồ sơ vận chuyển. Sự chính xác và minh bạch trong thông tin chứng nhận xuất xứ là quan trọng để đảm bảo rằng các sản phẩm được xác nhận xuất xứ một cách hợp lý và đáng tin cậy trong các hoạt động thương mại.

Xem thêm CO form E là gì

3. Kế luận

Trên đây là những chứng từ trong bộ hồ sơ làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam. Ngoài ra sẽ có những chứng từ theo từng đơn hàng cụ thể và theo yêu cầu của hải quan. Hy vọng bài viết sẽ mang lại những thông tin mà Quý vị đang tìm kiếm. Nếu Quý vị chưa hiểu hoặc có thắc mắc gì vui lòng liên hệ đến hotline hoặc hotmail để được tư vấn theo thông tin liên hệ bên dưới.

Kenny (Mr.): Business Development Manager

Cell Phone: (+84) 97380 29 39 or (+84) 886 28 8889

Email: kenny@doortodoorviet.com

Ngoài thủ tục nhập khẩu cần những giấy tờ gì. Thì để cập nhật những bài viết mới nhất về lịch tàu từ Việt Nam đi các nước trên thế giới, hoặc những kiến thức về XNK, quý vị có thể theo dõi trên fanpage Door to Door Việt của chúng tôi.

Trân trọng cảm ơn quý vị đã theo dõi !

 

Đánh giá bài viết

5/5 (2 Reviews)