Hợp đồng thương mại là gì, những nội dung chính trên sale contract, chức năng của hợp đồng thương mại và form mẫu excel, word của hợp đồng thương mại quốc tế. Là những nội dung chính mà Door to Door Việt muốn được chia sẻ đến Quý vị trong bài viết này.

Khi tham gia vào thị trường xuất nhập khẩu hàng hóa, dinh doanh thương mại quốc tế. Quý vị sẽ làm quen với những thuật gửi như: Bill of lading, commercial invoice, packing list, contract of sale… Đó là những chứng từ rất quan trọng và cơ bản nhất của một bộ hồ sơ  làm thủ tục nhập khẩu, thanh toán quốc tế.

Trong bài viết này nội dung chính sẽ để cập đến hợp đồng thương mại hay còn gọi là sale contract. Mời Quý vị theo dõi nội dung chính bên dưới.

Hợp đồng thương mại là gì

Hợp đồng thương mại hay còn gọi là Contract of Sale. Hợp đồng thương mại là bản thỏa thuận về trách nhiệm và nghĩa vụ của bên mua và bên bán. Trong thương mại quốc tế hợp đồng thương mại có ý nghĩa rất quan trọng trong việc thanh toán, bảo hiểm hàng hóa và giải quyết tranh chấp.

Trước khi thiết lập được một hợp đồng thương mại. Người ta hay dùng chứng từ Purchase order hoặc Performance invoice để soạn thảo về các nghĩa vụ, thông tin về hàng hóa và thanh toán.

Hợp đồng thương mại thường được chia ra những phần lớn như sau:

  • Số và ngày hợp đồng;
  • Thông tin người bán gọi là seller;
  • Thông tin người mua gọi là buyer;
  • Thông tin hàng hòa: Tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng thanh toán;
  • Thông tin thanh toán: Thời gian thanh toán, hình thức thanh toán và tài khoản thanh toán;
  • Thông tin giao nhận hàng: Hình thức vận chuyển, thời gian và địa điểm giao hàng;
  • Điều khoản khác: Incoterms, bảo hiểm, tranh chấp, bảo hành và những điều khoản khác.
  • Xác nhận đóng dấu, ký tên của bên mua và bên bán.

Những nội dung chi tiết trên hợp đồng thương mại

Hiểu được những nội dung chi tiết trên hợp đồng là tiền đề để soạn được một hợp đồng thương mại đúng chuẩn. Sau đây, Door to Door Việt sẽ giải thích chi tiết những nội dung cần có trên hợp đồng.

Số và ngày hợp đồng

Tất cả các chứng từ trong thương mại quốc tế đều có số và ngày của chứng từ đó. Hợp đồng thương mại cũng không ngoại lệ cũng phải có số và ngày. 

  • Số hợp đồng thì có thể đặt tùy theo ý của người soạn hợp đồng hoặc theo những quy định của công ty đặt ra. Hoặc có thể đặt số hợp đồng theo ngày ký hợp đồng, việc đặt như vậy sẽ rất tiện cho việc theo dõi hồ sơ, tránh nhầm lẫn trong trường hợp có nhiều đơn hàng cùng một thời gian.

Ví dụ: Số hợp đồng: SC222610 ngày hợp đồng Oct 26, 2022.

  • Ngày hợp đồng thì có thể sử dụng ngày soạn thảo chứng từ luôn hoặc có thể lấy ngày ký chứng từ. Những phải lưu ý ngày hợp đồng phải trước ngày hàng hóa được vận chuyển, thậm chí trước ngày packing list và commercial invoice thì tốt nhất.

Thông tin người bán – seller

Thông tin người bán là thông tin cần được đặt lên trên hết. Thông thường người bán là bên sẽ soạn thảo hợp đồng vì thế thường được đặt lên trước tiên. Thông tin người bán trên hợp đồng thương mại quốc tế thường được ghi những thông tin sau: Tên công ty hoặc cá nhân; địa chỉ; mã số thuế, tên người phụ trách, thông tin liên lạc như email, số điện thoại.

  • Seller: Tên công ty trong thương mại quốc tế thông thường là tên tiếng anh hoặc tên viết tắt tiếng anh. Trong trường hợp công ty không có tên tiếng anh thì có thể sử dụng tên tiếng Việt không dấu.
  • Address: Địa chỉ công ty có thể dịch từ địa chỉ trên giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc địa chỉ văn phòng đại diện. Thông thường sẽ sử dụng địa chỉ trên giấy phép đăng ký kinh doanh. Địa chỉ nên thể hiện đầy đủ nội dung: Số, đường, phường (xã), quận (huyện), tỉnh (thành phố), quốc gia.
  • Tax code (Tax ID): Mã số thuế sử dụng mã số thuế trên giấy phép đăng ký kinh doanh. Mục mã số thuế không cần thiết tuy nhiên nên thêm vào. Trong những trường hợp liên quan đến bảo hiểm và tranh chấp sẽ có ý nghĩa định danh rất quan trọng.
  • Attention (ATTN): Người phụ trách là người sẽ ký ở phía dưới hợp đồng bên bán.
  • Email có thể sử dụng email đã trao đổi mua bán hàng hóa với người mua.
  • Phone number: Số điện thoại.

Thông tin người mua – buyer

  • Buyer: Tên cá nhân, tổ chứng mua hàng nên sử dụng bằng tên tiếng anh. Nếu không có tên tiếng anh có thể sử dụng tên tiếng Việt không dấu.
  • Address: Địa chỉ có thể dịch địa chỉ của công ty, văn phòng hoặc địa chỉ trên căn cước công dân.
  • Tax code (Tax ID): Mã số thuế trên đăng ký kinh doanh, trường hợp là cá nhân thì dùng số căn cước công dân. Đối với nước ngoài thì dùng ID number.
  • Attention (ATTN): Người sẽ ký tên ở phía dưới hợp đồng mua bán.
  • Email có thể sử dụng email đã trao đổi mua bán hàng hóa với người bán.
  • Phone number – Số điện thoại.

Thông tin hàng hóa – commodity

Đây là thông tin quan trọng nhất là đối tượng để hình thành nên hợp đồng mua bán. Vì thế cần soạn thảo phần này một cách tỉ mỉ và chính xác nhất. Các nội dung ở mục này phải rõ ràng tránh nhầm lẫn, không nên sử dụng từ ngữ đa nghĩa.

Mục thông tin hàng hóa sẽ bao gồm những nội dung sau: Tên hàng, model, items, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn vị, đơn giá, tổng tiền. Các nội dung này phải kiểm tra thật kỹ trước khi duyệt hợp đồng.

  • Commodity: Tên hàng nên sử dụng đúng tên chuyên ngành của hàng hóa, không nên sử dụng các công cụ dịch để lấy tên hàng. Việc sử dụng các công cụ dịch có thể làm sai tên hàng.
  • Description: Mô tả hàng hóa, phần mô tả sẻ thể hiện các thông tin chi tiết về hàng hóa như model, items, mã hs, màu sắc, chủng loại, thông số kỹ thuật. Phần mô tả nên ghi thật rõ về hàng hóa không nên ghi chung chung. Vì  việc ghi chung chung sẽ không xác định được chính xác hàng hóa. Dễ gây tranh chấp và rất khó trong công tác bảo hiểm nếu có.
  • Quantity: Số lượng hàng hóa.
  • Unit: Đơn vị tính, nên sử dụng các đơn vị tính phổ thông như PCE, MET, M2, KGS. Việc sử dụng các đơn vị tính phổ thông sẽ giúp xác định số lượng chính xác. Và thuận tiện trong việc khai quan hàng hóa và làm các chứng từ khác.
  • Unit price: Đơn giá, nên sử dụng loại đồng tiền mạnh như USD, EUR. Việc sử dụng các đồng tiền mạnh sẽ giúp người mua người bán tránh được rủi ro về tỷ giá. Và thuận tiện trong việc thanh toán quốc tế.
  • Amount: Tổng tiền thanh toán.

Điều khoản thanh toán – Payment terms

Điều khoản thanh toán là nội dung quan trọng nhất trong hợp đồng thương mại. Điều khoản thanh toán sẽ bao gồm những thông tin như: Số tiền thanh toán, hình thức thanh toán, thời gian thanh toán và thông tin tài khoản thụ hưởng.

  • Total of payment: Tông số tiền thanh toán sẽ được thể hiện ở hai dạng là bằng số và bằng chữ. Việc thể hiện hai dạng như vậy nhằm chắc chắn số tiền sẽ được hiểu đúng. Tránh nhầm lẫn giữa việc nhiều hơn hay ít đi các con số hoặc sự nhầm lẫn giữa dấu phẩy hoặc dấu chấm.
  • Payment method: Hình thức thanh toán, có rất nhiều hình thức thanh toán khác nhau mà người bán và người mua có thể đàm phán. Có rất nhiều hình thức thanh toán như: Biên Mậu, DA (Documentary collection) – thu chấp nhận chứng từ; CAD (Cash against documents) – trả tiền lấy chứng từ; tiền mặt, cấn trừ, séc, DAP(Documents against payment) – nhờ thu kèm chứng từ, góp vốn, LC (Letter of Credit) – tín dụng thư, TT (Telegraphic Transfer) – thanh toán điện chuyển tiền. Một số hình thức thanh toán thường xuyên được sử dụng là: T/T, LC, TTR.
  • Thời gian thanh toán: Thường sẽ đi kèm hình thức thanh toán. Ví dụ: TT 100% in advance, TT 100% after 30 day from on board date.
  • Bank information: Thông tin thanh toán bao gồm những thông tin:Ngân hàng thụ hưởng (Beneficiary Bank name); Địa chỉ ngân hàng thụ hưởng (Beneficiary Bank address); SWIFT code;  Người thụ hưởng (Beneficiary Account name); Địa chỉ người thụ hưởng (Beneficiary address); Số tài khoản (Account number). Cần kiểm tra chính xác những nội dung trên, nếu có một thông tin nào sai sẽ mất rất nhiều thời gian để điều chỉnh. Thậm chí số tiền thanh toán sẽ bị treo tại các ngân hàng trung gian. Sẽ kéo dài thời gian thanh toán và có thể ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.

Điều khoản khác – Other conditions

Tuy gọi là điều khoản khác nhưng cũng rất quan trọng trong hợp đồng. Phần này là các điều khoản về giao hàng, nghĩa vụ của người bán, nghĩa vụ của người mua, tính bảo mật thông tin, bảo hiểm, điều khoản về trọng tài, tòa án xử lý nếu có tranh chấp.

  • Incoterms: Điều khoản về giao hàng, nghĩa vụ giao nhận hàng hóa, trách nhiệm và rủi ro trở thành những tập quán thương mại quốc tế. Được ICC tổng hợp thành những bộ điều kiện thương mại như: EXW, CPT, FOB, FAS, FCA, CIP, DAP, DAT, DDP, CFR, CIF. Điều kiện thương mại thường được ghi thêm vào phía sau là phiên bản của năm nào. Ví dụ: CIF incoterms 2010.
  • Insurance term: Bảo hiểm thường đi kèm cùng điều kiện thương mại hoặc những thỏa thuận riêng của hai bên. Phần bảo hiểm sẽ ghi rõ thông tin người thụ hưởng, điều kiện bảo hiểm, giá trị bảo hiểm.
  • Commercial Arbitration: Trọng tài thương mại là cơ quan, đơn vị mà hai bên đồng ý sử dụng để phân xử khi xảy ra tranh chấp. Quyết định của trọng tài được xem là quyết định cuối cùng. Trong trường hợp trọng tài không thể phân xử thì sẽ đưa nhau ra tòa án.

Chức năng của hợp đồng thương mại

Hợp đồng thương mại là bản giao kèo giữa bên bán và bên mua. Bên bán sẽ cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho bên mua và bên mua có nghĩa vụ phải thanh toán cho bên bán. Hai bên bị ràng buộc bởi những điều khoản trong hợp đồng. Hợp đồng thương mại có những chức năng chính như sau:

  • Phân định rõ ràng về trách nhiệm và nghĩa vụ của từng bên;
  • Sử dụng để thanh toán quốc tế;
  • Sử dụng để làm các chứng từ liên quan như: Commercial invoice, tờ khai hải quan;
  • Là căn cứ để giải quyết khi có tranh chấp xảy ra.

Ngoài ra, còn có rất nhiều chức năng khác của hợp đồng thương mại mà chúng tôi không để cập đến ở đây.

Phần chức năng này chúng tôi sẽ không quá đi sâu vào, vì chủ yếu là mang tính học thuật là chính. Nếu Quý vị quan tâm về phần chức năng hợp đồng thương mại vui lòng liên hệ đến hotline hoặc hotmail để được tư vấn.

Xem thêm hóa đơn thương mai là gì, vận đơn là gì, packing list là gì

Form mẫu hợp đồng thương mại file word và excel

Trên thực tế không có một form mẫu chuẩn nào cho hợp đồng bằng file word hoặc excel cả. Tuy nhiên, trong quá trình làm hàng cho khách hàng Door to Door Việt cũng đã soạn rất nhiều hợp đồng thương mại.

Sau đây, xin chia sẻ đến Quý vị một vài form mẫu hợp đồng. Quý vị có thể tải mẫu theo đường dẫn.

Trên đây là form mẫu hợp đồng thương mại bằng word và excel. Quý vị muốn sử dụng thì nên điều chỉnh lại nội dung và ghi rõ thêm các điều khoản thỏa thuận giữa hai bên.

Nếu Quý vị không có thời gian để soạn hợp đồng. Vui lòng liên hệ đến hotline hoặc hotmail để được tư vấn.

Trên đây là toàn bộ nội dung về hợp đồng thương mại là gì, nội dung chính, chức năng và form mẫu hợp đồng thương mại bằng file word và file excel. Hy vọng bài viết sẽ mang lại những thông tin hữu ích mà Quý vị đang tìm kiếm. Nếu thấy hay và bổ ích Quý vị có thể chia sẻ đến bạn bè và người thân để cùng tham khảo.

Mọi thắc mắc yêu cầu tư vấn dịch vụ vui lòng liên hệ về hotline hoặc hotmail của chúng tôi để được tư vấn.

Thông tin liên hệ

Kenny (Mr.)  Business Development Manager

Cell Phone: (+84) 97 380 29 39 or (+84) 886 28 8889

Email: kenny@doortodoorviet.com

Ngoài hợp đồng thương mại là gì, thì để cập nhật những bài viết hay về xuất nhập khẩu hoặc giá cước tàu, lịch tàu. Quý vị có thể theo dõi trên fanpage Door to Door Việt để được cập nhật những bài viết mới nhất.

Trân trọng cảm ơn đã theo dõi !

 

Đánh giá bài viết

5/5 (3 Reviews)