Cách soạn danh sách đóng gói Packing list, form mẫu excel

danh-sach-dong-goi

Cách soạn danh sách đóng gói Packing list, form mẫu excel

Danh sách đóng gói hay còn gọi là packing list, là một chứng từ quan trọng trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu mà nhà xuất khẩu (shipper, seller) cần phải soạn sau khi đóng hàng xong hoặc có thể soạn trước khi đóng hàng nếu có đầy đủ thông tin.

Packing list có tác dụng là một chứng từ hướng dẫn về danh sách hàng hóa đã được đóng gói, dựa vào chứng từ này nhà nhập khẩu có thể biết được chính xác số lượng, trọng lượng, số kiện và quy cách hàng hóa đã được giao cho bên vận chuyển.

Những nội dung chính cần thể hiện trên mẫu packing list.

Thông tin nhà xuất khẩu (Thông tin shipper):

Nhà xuất khẩu, nhà bán sẽ được thể hiện lên trên cùng của chứng từ. Thông tin này gồm: Tên, địa chỉ, số điện thoại, email … Thông thường người ta sẽ thể hiện thông tin seller lên đây, nhưng trong một số trường hợp mua bán 3 bên, thông tin này sẽ thể hiện là nhà sản xuất.

Thông tin nhà nhập khẩu ( Thông tin consignee):

Thông tin của người nhận hàng; nhà nhập khẩu sẽ là thông tin tiếp theo cần phải có trên chứng từ này, chi tiết bao gồm: Tên, địa chỉ, số điện thoại, email …

Thông tin về vận chuyển:

Đây là thông tin không bắt buộc, nhưng một packing list chuẩn thì sẽ thể hiện những thông tin này lên trên mẫu packing list, bao gồm: Tên phương tiện vận chuyển ( tên tàu, tên chuyến bay), số chuyến vận chuyển, điểm đi (cảng hoặc sân bay xếp hàng), điểm đến ( cảng hoặc sân bay dỡ hàng).

Thông tin chi tiết về hàng hóa được đóng gói:

Đây là phần quan trọng nhất của packing list.

  • Số thứ tự các mục hàng
  • Ký hiệu hoặc shipping mark của kiện hàng.
  • Mô tả chi tiết về hàng hóa: Tên hàng, model, mã hs code, hình ảnh hàng hóa nếu có…
  • Số lượng kiện hàng (số lượng thùng carton, số lượng pallet, số lượng kiện …)
  • Số lượng hàng trong một kiện hàng
  • Trọng lượng tĩnh của hàng (Net weight): Đơn vị tính bằng kgs hoặc tấn
  • Trọng lượng của kiện hàng (Gross weight):  Đơn vị tính bằng kgs hoặc tấn
  • Số container // số seal (nếu có)
  • Tổng số lượng, tổng trọng lượng, tổng số kiện

Những thông tin khác:

Thông tin khác là những thông tin mà nhà máy đóng hàng cần lưu ý đến cho người nhận hàng biết để thao tác khi dỡ hàng xuống khỏi container hoặc lấy hàng ra khỏi kiện hàng, hoặc những thông tin chú ý về cháy nổ trong vận chuyển…thường được ghi rõ trên packing list

Chữ ký của nhà máy:

Hầu hết các chứng từ đều phải có ký xác nhận của nhà máy hoặc nhà xuất khẩu. Đây là phần cũng quan trọng vì một mẫu packing list phải có sự xác nhận của nhà người đóng hàng để đảm bảo thông tin là chính xác có độ tin cậy cao.

Packing list còn là chứng từ giúp cho các cơ quan hải quan kiểm hóa hàng khi làm thủ tục xuất nhập khẩu và là chứng từ để nhập kho khi đưa hàng về kho. Bên cạnh đó, quý vị cần phải phân biệt được container packing list và mẫu packing list của bộ chứng từ xuất nhập khẩu nữa.

Quý vị có thể tải mẫu excel Packing list (click để tải file)

Ngoài danh sách đóng gói ra thì còn có hóa đơn thương mại – commercial invoice quy vị có thể tham khảo cách soạn hóa đơn thương mại (click để xem chi tiết).

Bài viết trên đây là tóm lược ngắn gọn về mẫu packing list và cách soạn thảo một packing list đầy đủ, đúng chuẩn. Quý vị có thể xem thêm các giá cước vận chuyển đi các tuyến Châu Á, Châu Âu được đính kèm (click để xem chi tiết).

Trân trọng cảm ơn đã theo dõi !

5/5 (3 Reviews)
0901556567