Cách soạn hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn thương mại và những điều cần biết

Cách soạn hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Hóa đơn thương mại là chúng từ quan trọng trong thương mại quốc tế, có rất nhiều chức năng quan trọng đối với chứng từ này và không có một form mẫu nào cụ thể.

Tải form mẫu hóa đơn thương mại – Commercial  invoice (click để tải) form excel.

Các chức năng quan trọng của hóa đơn thương mại:

  • Làm thủ tục xuất, nhập khẩu hàng hóa
  • Chứng từ bổ sung vào bộ hồ sơ cho ngân hàng
  • Đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước, làm những thủ tục cần thiết cho việc xuất nhập khẩu hàng hóa (làm C/O, C/Q, công bố, kiểm dịch…)
  • Gửi đi cho đối tác nước ngoài.

Đó là bốm chức năng quan trọng nhất của một hóa đơn thương mại, dù không có một form mẫu nào cụ thể cho hóa đơn thương mại nhưng để là một hóa đơn thương mại đúng chuẩn thì phải có tối thiểu các thông tin sau:

Thứ nhất, thông tin của Seller (người bán – có thể là nhà xuất khẩu) bao gồm các thông tin quan trọng sau:

  • Tên của người bán (có thể là tổ chức hoặc cá nhân)
  • Địa chỉ người bán
  • Thông tin liên hệ (nếu có)

Thứ hai, thông tin của buyer ( người mua – có thể là nhà nhập khẩu) bao gồm các thông tin:

  • Tên của người mua hàng (có thể tổ chức hoặc cá nhân)
  • Địa chỉ người mua (cần ghi rõ địa chỉ trên đăng ký kinh doanh, vì nó liên quan đến làm thủ tục nhập khẩu, chuyển tiền quốc tế qua ngân hàng, làm các chứng từ liên quan)
  • Thông tin liên hệ (nếu có)

Đó là các thông tin cơ bản về buyer và seller cần phải thể hiện lên các hợp đồng thương mại, và bất kỳ form mẫu nào cũng phải chứa đựng hai thông tin quan trọng này. Bên cạnh đó về mục seller và buyer người ta thường có thể thêm thông tin của người phụ trách (tên, số điện thoại, email…).

Thứ 3, số và ngày phát hành hóa đơn

  • Số hóa đơn ( Commercial No.): Tất cả các chứng từ đều phải có số của chứng từ, không ngoại trừ hóa đơn thương mại. Theo lời khuyên của Door to Door Việt thì số hóa đơn nên để ngắn gọn, dễ đọc dễ nhớ, thông thường người ta để số hóa đơn, số hợp đồng, số packing list cùng một số.
  • Ngày phát hành hóa đơn (Date): Ngày phát hành hóa đơn thường để trùng với ngày phát hành packing list, nhằm mục đích hạn chế việc nhầm lẫn về thời gian trên các chứng từ tránh tình trạng khai nhầm cho nhà nhập khẩu.

Thứ 4, thông tin về hàng hóa

  • Tên hàng bằng tiếng anh (mô tả cụ thể nếu có)
  • Đơn giá và đơn vị tính giá (ví dụ: nếu đơn giá là USD/PCE, thì đơn vị tính là PCE nếu đơn đơn giá là USD/KGS thì đơn vị tính là KGS …), cần phải lưu ý loại tiền thống nhất trên hóa đơn.
  • Tổng tiền (amount): là tích giữa đơn giá và đơn vị tính

Thứ 5, các thông tin khác

  • Tổng cộng (total) tiền bằng số và tổng tiền bằng chữ (by word)
  • Điều kiện mua bán quốc tế – incoterms (ví dụ: CIF, Taichung Port, Taiwan)
  • Ký tên và đóng dấu( nếu có) của nhà xuất khẩu
  • Shipping cost (thông thường có nhiều người thêm vào, nhưng mục này theo Door to Door Việt là không nên, tốt nhất cộng vào trong tiền hàng)

Đó là các thông tin cơ bản của một hóa đơn thương mại, cần thể hiện thông tin thống nhất giữa hóa đơn thương mại với các chứng từ khác gồm

  • Đối với packing list: Cần thể hiện thống nhất về số lượng, trọng lượng nếu có.
  • Đối với hợp đồng thương mại: Cần thể hiện thống nhất về đơn giá, số tiền và tổng tiền, điều kiện thương mại (incoterms)
  • Cần thể hiện tên hàng và mô tả (nếu có) thống nhất trên các chứng từ tránh tình trạng dùng từ khác nhau (mặc dù là cùng nghĩa).

Bài viết được dựa trên kinh nghiệm thực tế làm hàng của Door to Door Việt, chúng tôi rất mong nhận được phản hồi từ quý bạn đọc để hoàn thiện bài viết hơn.

Quý vị có thể tải và tham khảo form mẫu hóa đơn thương mại (commercial invoice) theo link bên dưới.

Mọi thắc mắc và đóng góp vui lòng liên hệ về hotmail hoặc hotline của công ty chúng tôi sẽ phản hồi sớm nhất cho quý vị.

Trân trọng cảm ơn đã theo dõi !

5/5 (2 Reviews)
0901556567