Tờ khai hải quan là chứng từ quan trọng nhất trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu. Để có thể hiểu rõ hơn về tờ khai hải quan là gì, vai trò, mục đích, nội dung, hướng dẫn cách khai báo và những lỗi thường gặp phải trong tờ khai hải quan. Mời Quý vị theo dõi nội dung chính bên dưới.

1. Tổng quan về tờ khai hải quan

1.1. Tờ khai hải quan là gì?

Tờ khai hải quan là văn bản hoặc dữ liệu điện tử do người khai hải quan (người xuất khẩu, nhập khẩu, hoặc đại lý hải quan) lập và nộp cho cơ quan Hải quan để khai báo thông tin chi tiết về hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu.

Nó được dùng để khai báo thông tin chi tiết về hàng hoá, giúp cơ quan hải quan theo dõi và quản lý các giao dịch quốc tế. Bất kỳ lô hàng nào khi xuất khẩu hay nhập khẩu đều cần có tờ khai hải quan để hoàn tất thủ tục.

Tờ khai hải quan bao gồm các thông tin về tên hàng hoá, khối lượng, giá trị, nơi xuất xứ và đích đến. Ngoài ra, các chi tiết về vận chuyển và giấy tờ hợp pháp khác cũng được liệt kê trong tài liệu này.

1.2. Nội dung chính của tờ khai hải quan

Tờ khai tập hợp rất nhiều thông tin mà người khai hải quan đã thể hiện lên để giúp cơ quan hải quan xác định đúng lô hàng, đúng số thuế nhằm mục đích cấp phép thông quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu. Nội dung chính của tờ khai hải quan gồm:

Thông tin khai báo kết nối với hệ thống hải quan: Thông tin của cơ quan hải quan; mã loại hình, hình thức vận chuyển, số và ngày tờ khai.

Thông tin của bên xuất khẩu và nhập khẩu hoặc đơn vị ủy thác: Gồm thông tin về tên, mã số thuế và địa chỉ của công ty.

Thông tin vận chuyển của lô hàng gồm: Số vận đơn; số định danh; tên phương tiện vận chuyển; ngày đến hoặc đi; cảng xếp; cảng dỡ; tổng trọng lượng; số lượng; loại kiện hàng; địa điểm lưu kho; địa điểm đích bảo thuế…

Thông tin về chứng từ khác: Thông tin về hợp đồng; thông tin về các văn bản giấy phép hoặc các hồ sơ chuyên ngành liên quan; thông tin trên hóa đơn thương mại; chứng nhận xuất xứ và những văn bản khác liên quan đến lô hàng.

Thông tin về hàng hóa: Tên hàng; mã hs; đơn giá; số lượng; tổng trị giá thanh toán; các mức thuế liên quan.

1.3. Phân loại tờ khai hải quan

Tờ khai được phân ra hai loại đó là tờ khai nhập khẩu và tờ khai xuất khẩu. Tờ khai nhập khẩu có 24 mã loại hình và tờ khai xuất khẩu có 16 mã loại hình.

Danh sách 16 mã loại hình xuất khẩu hiện hành gồm:

STT

Mã LH

Tên loại hình

1

B11

Xuất kinh doanh

2

B12

Xuất sau khi đã tạm xuất

3

B13

Xuất khẩu hàng đã nhập khẩu

4

E42

Xuất sản phẩm của doanh nghiệp chế xuất (DNCX)

5

E52

Xuất sản phẩm gia công cho thương nhân nước ngoài

6

E54

Xuất nguyên liệu gia công từ hợp đồng này sang hợp đồng khác

7

E62

Xuất sản phẩm sản xuất xuất khẩu

8

E82

Xuất nguyên liệu, vật tư thuê gia công ở nước ngoài

9

G21

Tái xuất hàng kinh doanh tạm nhập tái xuất

10

G22

Tái xuất máy móc, thiết bị đã tạm nhập để phục vụ dự án có thời hạn

11

G23

Tái xuất hàng tạm nhập miễn thuế

12

G24

Tái xuất khác

13

G61

Tạm xuất hàng hóa

14

C12

Hàng hóa từ kho ngoại quan xuất đi nước ngoài

15

C22

Hàng đưa ra khu phi thuế quan

16

H21

Xuất khẩu hàng khác (quà tặng, viện trợ, hàng mẫu, hành lý…)

Danh sách 24 mã loại hình nhập khẩu hiện hành gồm:

STT

Mã LH

Tên loại hình

1

A11

Nhập kinh doanh tiêu dùng

2

A12

Nhập kinh doanh sản xuất

3

A21

Chuyển tiêu thụ nội địa từ nguồn tạm nhập

4

A31

Nhập khẩu hàng hóa đã xuất khẩu

5

A41

Nhập kinh doanh của DN thực hiện quyền nhập khẩu

6

A42

Chuyển tiêu thụ nội địa từ các loại hình khác (trừ tạm nhập)

7

A43

Nhập khẩu theo Chương trình ưu đãi thuế

8

A44

Tạm nhập hàng hóa bán tại cửa hàng miễn thuế

9

E11

Nhập nguyên liệu của DNCX từ nước ngoài

10

E13

Nhập hàng hóa khác vào DNCX

11

E15

Nhập nguyên liệu, vật tư của DNCX từ nội địa

12

E21

Nhập nguyên liệu, vật tư để gia công cho thương nhân nước ngoài

13

E23

Nhập nguyên liệu gia công từ hợp đồng khác chuyển sang

14

E31

Nhập nguyên liệu sản xuất xuất khẩu

15

E33

Nhập nguyên liệu vào kho bảo thuế

16

E41

Nhập sản phẩm thuê gia công ở nước ngoài

17

G11

Tạm nhập kinh doanh tạm nhập tái xuất

18

G12

Tạm nhập máy móc, thiết bị phục vụ dự án có thời hạn

19

G13

Tạm nhập miễn thuế

20

G14

Tạm nhập khác

21

G51

Tái nhập hàng đã tạm xuất

22

C11

Hàng nước ngoài gửi kho ngoại quan

23

C21

Hàng đưa vào khu phi thuế quan

24

H11

Hàng nhập khẩu khác (quà biếu, hàng mẫu, viện trợ…)

1.3. Vai trò của tờ khai hải quan

  • Xác minh thông tin: Tờ khai hải quan giúp cơ quan hải quan xác minh nguồn gốc, giá trị, và mã HS của hàng hoá.
  • Tuân thủ quy định: Tôn trọng các quy định quản lý nhà nước và quốc tế.
  • Tăng tính minh bạch: Giúp doanh nghiệp và cơ quan hải quan giảm thiểu tranh chấp.
  • Giúp thống kê hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp, quốc gia
  • Hỗ trợ quản lý thuế: Cung cấp thông tin giúp xác định chính xác các loại thuế phải nộp.

2. Quy trình khai tờ khai hải quan

2.1. Chuẩn bị tài liệu

Trước khi khai tờ khai hải quan, bạn cần chuẩn bị các tài liệu sau:

  • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
  • Phiếu đóng gói (Packing List)
  • Hợp đồng mua bán (Sales Contract)
  • Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O, nếu có)
  • Vận đơn (Bill of Lading)
  • Giấy phép nhập khẩu hoặc xuất khẩu (nếu có)
  • Và các giấy tờ liên quan khác.

2.2. Khai báo thông tin

Có hai hình thức khai tờ khai hải quan:

  • Trực tuyến: Sử dụng hệ thống VNACCS/VCIS của hải quan Việt Nam. Việc khai báo trực tuyến giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác cao.
  • Thủ công: Nộp tờ khai trực tiếp tại cơ quan hải quan. Hình thức này phù hợp khi hệ thống trực tuyến gặp sự cố.

2.3. Nộp thuế và lệ phí

Sau khi khai báo, doanh nghiệp cần nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT) và các lệ phí khác nếu có. Thủ tục thanh toán thuế có thể thực hiện qua ngân hàng hoặc các hệ thống thanh toán điện tử.

2.4. Kiểm tra và phê duyệt

Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra tờ khai và quyết định phê duyệt hoặc yêu cầu bổ sung thông tin. Quá trình này bao gồm việc đối chiếu hàng hoá với thông tin khai báo, và đây là bước quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch.

2.5. Hoàn tất thủ tục và lấy hàng

Sau khi cơ quan hải quan phê duyệt, doanh nghiệp có thể tiến hành lấy hàng tại cảng hoặc kho bãi. Việc kiểm tra lại tình trạng hàng hoá trước khi nhận là rất cần thiết để đảm bảo đúng với khai báo ban đầu.

Xem thêm lấy mã vạch tờ khai hải quan

3. Những lỗi sai không thể sửa trên tờ khai hải quan

Có 10 lỗi trên tờ khai không thể sửa bao gồm:

  1. Số tờ khai
  2. Mã loại hình
  3. Mã phân loại hàng hóa
  4. Mã phương thức vận chuyển
  5. Cơ quan Hải quan
  6. Ngày khai báo (dự kiến)
  7. Mã người nhập khẩu
  8. Tên người nhập khẩu
  9. Mã đại lý hải quan
  10. Mã địa điểm lưu kho hàng chờ thông quan dự kiến.

Trên đây là các lỗi không thể sửa trên tờ khai. Vì thế khi khai báo tờ khai hải quan cần phải hết sức lưu ý. Nếu khai sai thì phải hủy tờ khai và khai lại bằng một tờ khai khác.

Xem thêm lỗi không thể sửa trên tờ khai hải quan

4. Lưu ý khi khai tờ khai hải quan

Khai báo tờ khai hải quan là bước bắt buộc trong quá trình xuất nhập khẩu, tuy nhiên nếu không chính xác, có thể gây ra:

  • Trì hoãn thông quan
  • Phạt hành chính
  • Bị từ chối tờ khai hoặc phải hủy/chỉnh sửa

Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi khai tờ khai hải quan:

4.1. Thông tin người xuất khẩu, nhập khẩu

  • Ghi đúng tên, địa chỉ, mã số thuế theo đúng chứng từ gốc (invoice, contract).
  • Tránh sai ký tự đặc biệt, dấu gạch chéo, viết tắt không theo quy định.

4.2. Mã loại hình và phương thức vận chuyển

  • Chọn đúng mã loại hình (ví dụ: E11, A12, B11…) theo đúng bản chất nghiệp vụ.
  • Chọn phương thức vận chuyển phù hợp (đường biển, hàng không, bưu điện…).

4.3. Mã HS và mô tả hàng hóa

  • Mã HS phải chính xác đến 8 chữ số, đúng bản chất hàng để tính thuế đúng.
  • Mô tả nên chi tiết (vật liệu, công dụng, cách đóng gói…), tránh mô tả chung chung.

4.4. Trị giá và đơn vị tính

  • Kiểm tra tổng giá trị khai báo, đảm bảo khớp với invoice.
  • Đơn vị tính phải đồng nhất với chứng từ (m, kg, bộ, chiếc…).

4.5. Cửa khẩu và địa điểm lưu kho

  • Khai đúng cửa khẩu xuất/nhập, nơi lưu giữ hàng hóa.
  • Nếu khai sai phải xin hủy hoặc chuyển cửa khẩu, rất mất thời gian.

4.6. Tờ khai miễn thuế, giảm thuế (nếu có)

  • Đối với hàng ưu đãi đặc biệt (Form E, AK, D…), cần khai đúng mã ưu đãi và đính kèm chứng từ gốc.
  • Nhầm mã ưu đãi → mất quyền miễn giảm thuế.

4.7. Tính đồng bộ hồ sơ

  • Kiểm tra tính thống nhất giữa tờ khai với invoice, packing list, hợp đồng, vận đơn.
  • Nhiều trường hợp hải quan từ chối do thông tin “vênh” nhau.

4.8. Sau khai: In và kiểm tra mã vạch

  • Sau khi khai, cần in mã vạch.
  • Kiểm tra lại thông tin hiển thị trên mã vạch có khớp với khai báo không.

Xem thêm những chứng từ trong bộ hồ sơ hải quan

5. Kết luận

Tờ khai hải quan là một phần không thể thiếu trong quá trình xuất nhập khẩu. Hiểu rõ quy trình và tuân thủ quy định sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.

Ngoài bài viết giới thiệu về tờ khai hải quan là gì, thì để cập nhật những bài viết mới nhất về cước tàu, lịch tàu từ Việt Nam đi các nước trên thế giới, hoặc những kiến thức về XNK, quý vị có thể theo dõi trên fanpage Door to Door Việt của chúng tôi.

Kenny (Mr..)  – Business Development Manager

Hotline: (+84) 886 28 8889 or (+84) 91253 29 39

Hotmail: kenny@doortodoorviet.com

Trân trọng cảm ơn quý vị đã theo dõi !