C/O (Certificate of Origin) – Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa là một chứng từ quan trọng trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Việc khai báo sai thông tin trên C/O không chỉ khiến hàng hóa bị trì hoãn thông quan mà còn có thể bị từ chối ưu đãi thuế quan theo các Hiệp định FTA. Trong bài viết này, Door to Door Việt sẽ chia sẻ những lỗi sai thường gặp trên C/O và giải pháp khắc phục, giúp doanh nghiệp tránh rủi ro không đáng có trong hoạt động xuất nhập khẩu.
1. C/O là gì? Vì sao quan trọng?
C/O là văn bản xác nhận nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa do cơ quan có thẩm quyền cấp. Khi xuất trình C/O hợp lệ, doanh nghiệp có thể:
- Hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt (0–5%)
- Tăng độ tin cậy với đối tác nhập khẩu
- Thúc đẩy thông quan nhanh hơn tại cửa khẩu
2. Những lỗi sai trên C/O thường gặp
Có rất nhiều lỗi sai trên C/O tuy nhiên không phải tất cả các lỗi sai đều bị hải quan từ chối. Sau đây là những lỗi sai chính trên C/O và cách khắc phục khi gặp phải những lỗi sai đó.
2.1. Thông tin người xuất khẩu / nhập khẩu sai lệch
- Sai tên công ty, địa chỉ, quốc gia
- Không trùng khớp với Invoice hoặc Bill
Đây là thông tin nằm ở mục số 1 và số 2 của C/O nơi thể hiện tên của nhà xuất khẩu và nhập khẩu. Đối với C/O ba bên thì ô số 1 sẽ thể hiện là nhà xuất khẩu, nhà máy nhưng không phải là người bán hàng. The seller sẽ được thể hiện ở mục số 7 của C/O đây là chỗ thể hiện thông tin hàng hóa cũng là nơi thể hiện tên và địa chỉ của THIRD PARTY INVOICING.
Yêu cầu việc thể hiện thông tin ở mục địa chỉ quan trọng nhất là phải thể hiện quốc gia nơi phát hành C/O. Rất nhiều người là thường quên mục quốc gia trong địa chỉ của tổ chức.
Cách khắc phục: Kiểm tra và đồng bộ thông tin trên tất cả chứng từ trước khi nộp hồ sơ.
2.2. Sai mã HS hoặc mô tả hàng hóa
- Mã HS trên C/O không trùng với tờ khai hải quan
- Mô tả hàng quá chung chung hoặc không rõ ràng
Hai lỗi trên sẽ xuất hiện ở mục số 7 của C/O đây là nơi thể hiện thông tin hàng hóa gồm: Tên hàng, số lượng kiện hàng và một số thông tin khác như bên thứ 3 hoặc nhà sản xuất.
Đối với mã hs thì theo quy định hiện hành mã hs phải thể hiện đúng ở cấp độ 6 chữ số. Cấp độ 6 chữ số là cấp độ ở phân nhóm phụ của mã hs. Nếu không đúng ở cấp độ 6 chữ số thì hải quan hoàn toàn có quyền từ chối C/O.
Đối với mô tả hàng hóa bị sai đây cũng là lỗi thường gặp khi làm C/O. Thông thường khi làm hồ sơ đặc biệt là khi làm Bill of Lading thì người ta thường sử dụng tên chung để thể hiện lên vận đơn.
Hậu quả: Có thể bị từ chối ưu đãi thuế quan.
Cách khắc phục: Đối chiếu kỹ giữa mã HS trên C/O, Invoice và Tờ khai trước khi gửi cấp.
2.3. Lỗi ngày cấp – ngày giao hàng
- Ngày cấp C/O sau ngày hàng rời cảng
- Lệch ngày so với vận đơn (B/L)
C/O vẫn có thể được cấp sau ngày hàng rời cảng, nhưng phải theo quy định cụ thể của từng hiệp định thương mại và yêu cầu ghi chú rõ là cấp sau.
Tuy nhiên, cần phải lưu ý những điểm sau:
- Cấp sau trong vòng ba ngày kể từ “On board date” thì cấp bình thường.
- Nếu cấp sau ba ngày kể từ ngày tàu chạy thì phải đánh vào ô “Issued Retroactively”.
- C/O được phép cấp sau nhưng không được quá 1 năm làm việc.
Lưu ý: Ngày làm việc được tính cả ngày lễ, nghỉ kể cả thứ bảy và chủ nhật.
Cách khắc phục: Cần theo dõi sát lịch tàu và thời gian xin cấp C/O để tránh trễ thời điểm hợp lệ.
2.4. Thiếu hoặc sai số, ngày hóa đơn
- Không ghi số Commercial Invoice
- Ghi nhầm số hóa đơn thương mại
Số Commercial Invoice và ngày được thể hiện trên ô số 10 của chứng nhận xuất xứ. Nếu không ghi thì hải quan sẽ từ chối giấy chứng nhận xuất xứ.
Cách khắc phục: Rà soát kỹ chứng từ thương mại, đặc biệt là Commercial Invoice – C/O phải khớp nhau.
2.5. Không đúng Form hoặc nước cấp sai
- Gửi Form E cho nước không thuộc Trung Quốc
- Sử dụng sai mẫu C/O theo Hiệp định FTA
Mỗi hiệp định thương mại đều có một form mẫu tương ứng. Vì thế đối với những nước trong những hiệp định thương mại mà Việt Nam có tham gia. Mỗi loại chứng nhận xuất xứ thì chỉ được các quốc gia có trong hiệp định mới có đủ tư cách pháp lý để cấp giấy chứng nhận.
Ví dụ: Gửi C/O Form AJ (ASEAN – Nhật Bản) cho hàng đi Hàn Quốc là không hợp lệ.
Cách khắc phục: Xác định đúng thị trường đích và hiệp định áp dụng để chọn Form phù hợp (A, D, E, AI, AK…).
Xem thêm form E là gì?
2.6. Lỗi đóng dấu, chữ ký không hợp lệ
- Thiếu dấu treo, dấu tròn, hoặc chữ ký không đúng thẩm quyền
- In nhòe, sai mẫu chữ ký đã đăng ký
Cách khắc phục: Kiểm tra thông tin mẫu dấu, chữ ký trên hệ thống và yêu cầu cơ quan cấp C/O xác nhận lại.
2.7. Không ghi điều kiện xuất xứ (Origin criterion)
- Trống mục số 8 trong C/O (Origin Criteria)
- Ghi sai mã WO, PE, RVC… so với quy tắc xuất xứ
Cách khắc phục: Xác định đúng quy tắc xuất xứ hàng hóa để ghi đúng điều kiện tại ô số 8 (C/O Form D hoặc E).
3. Hậu quả khi C/O sai
- Từ chối hưởng ưu đãi thuế nhập khẩu
- Hàng bị kiểm tra thực tế kéo dài, gây phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi
- Mất uy tín với đối tác hoặc ảnh hưởng đến hợp đồng mua bán
4. Lưu ý khi xin và sử dụng C/O
- Luôn đối chiếu thông tin C/O với tờ khai, hóa đơn, vận đơn trước khi gửi cho đối tác
- Theo dõi lịch tàu và thời gian cấp C/O để không bị trễ hạn
- Sử dụng đơn vị dịch vụ có kinh nghiệm trong lĩnh vực cấp C/O nếu doanh nghiệp mới xuất khẩu
5. Dịch vụ tư vấn & làm C/O tại Door to Door Việt
Trong hoạt động xuất nhập khẩu, C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa) là một chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại tự do (FTA). Tuy nhiên, việc khai báo, xin cấp và xử lý các lỗi liên quan đến C/O đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về quy định và quy trình thực hiện.
Door to Door Việt tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ tư vấn và làm C/O chuyên nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp từ A-Z với chi phí hợp lý, thời gian nhanh chóng và đảm bảo chính xác.
Mọi thắc mắc, Quý vị vui lòng liên hệ về hotline hoặc hotline của chúng tôi để được tư vấn.
Kenny (Mr.): Business Development Manager
Cell Phone: (+84) 97380 29 39 or (+84) 886 28 8889
Email: kenny@doortodoorviet.com
Trân trọng cảm ơn quý vị đã theo dõi !
