Những điều cần biết khi làm một bộ hồ sơ xuất nhập khẩu

Những điều cần biết khi làm một bộ hồ sơ xuất nhập khẩu

Một bộ chứng từ xuất nhập khẩu rất quan trọng đối với nhà xuất khẩu và người nhập khẩu. Tầm quan trọng của bộ chứng từ xuất nhập khẩu như sau:

  • Làm thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu
  • Làm hồ sơ để làm các chứng từ khác: ℅, Phyto …
  • Thanh toán ngân hàng, LC
  • Lưu hồ sơ doanh nghiệp

Một bộ hồ sơ xuất nhập khẩu cơ bản bao gồm:

Hợp đồng mua bán: Sale contract

Tiền thân của hợp đồng thương mại chính là Purchase Order, hợp đồng thương mại là một cách nhìn tổng quát nhất về thương vụ.

Một hợp đồng thương mại tối thiểu phải đảm bảo các yếu tố sau:

  • Ngày và số hợp đồng
  • Thông tin người bán (seller)
  • Thông tin người mua (buyer)
  • Thông tin sơ bộ về hàng hóa: Tên hàng, số lượng, chất lượng
  • Thông tin về thanh toán: Phương thức thanh toán, hình thức thanh toán, kế hoạch thanh toán, loại tiền thanh toán, tổng tiền thanh toán, thời hạn thanh toán, thông tin tài khoản của người bán hàng.
  • Thông tin về giao nhận hàng: Điều kiện thương mại Incoterms, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, hình thức giao hàng.
  • Điều khoản bảo hành, bồi thường.
  • Điều khoản tranh chấp
  • Thời hạn hợp đồng
  • Và những điều kiện khác theo thỏa thuận cụ thể của từng lô hàng.
  • Chữ ký của hai bên

Tùy theo từng đơn hàng cụ thể và những giao dịch giữa người bán và người mua thì hợp đồng thương mại sẽ được viết thêm hoặc rút ngắn lại, nhưng một hợp đồng cơ bản không thể thiếu các thông tin kể trên.

Hóa đơn thương mại: Commercial invoice

Tiền thân của hóa đơn thương mại chính là Proforma invoice, khi làm một hóa đơn thương mại người ta thường làm một bản dự thảo trước, được gọi là Proforma invoice.

Proforma invoice có thể chỉnh sửa được, điều chỉnh được. Thông thường khi làm hồ sơ để thanh toán tiền quan ngân hàng, tốt nhất bạn nên sử Proforma invoice để khi sau này bổ sung chứng từ cho ngân hàng, bạn có thể điều chỉnh một cách dễ dàng. Commercial invoice và Proforma invoice thông thường chỉ khác nhau tiêu đề, tuy nhiên Proforma có thể điều chỉnh được.

Những nội dung cần có của một hóa đơn thương mại

  • Ngày và số hóa đơn
  • Thông tin người bán (seller)
  • Thông tin người mua (buyer)
  • Chi tiết hàng hóa: Tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng tiền, chiết khấu nếu có, các chi phí khác. Thông thường người ta sẽ thêm mã hs của hàng hóa vào trong invoice để tiện việc khai báo hàng hóa xuất nhập khẩu, và tiện cho việc làm ℅. Thông thường nội dung chính của invoice được đặt trong cấu trúc bảng, và được làm trên excel để tiện cho việc tính toán, tránh bị sai số.  Quan trọng nhất của việc làm trên excel đó là số hay bị làm tròn, nên hết sức lưu ý đến vấn đề này. 
  • Tổng tiền thanh toán: Bằng số và bằng chữ.
  • Điều kiện thương mại: Incoterms
  • Hình thức thanh toán
  • Thông tin khác (thông tin tài khoản nhận tiền của seller, thông tin về chiết khấu, chi phí phát sinh, ký xác nhận lên invoice của seller).

Danh sách hàng hóa đóng gói – Packing list

Packing list là danh sách hàng cụ thể mà nhà xuất khẩu sẽ xuất hàng đi cho nhà nhập khẩu, nó là mô tả bằng trực quan, đo đạc các thông tin về hàng hóa.

Packing list có tác dụng để kiểm soát được số hàng thực tế, phục vụ cho việc kiểm hóa và khai báo hàng hóa trong quá trình làm thủ tục xuất nhập khẩu, thủ tục xuất nhập kho cho hàng hóa. Những thông tin không thể thiếu trên packing list.

  • Ngày và số packing list
  • Thông tin người bán (seller)
  • Thông tin người mua (buyer)
  • Thông tin chi tiết hàng hóa: Tên hàng, số lượng hàng, số kiện hàng, kích thước hàng, trọng lượng tĩnh của hàng (next weight), trọng lượng  toàn bộ của hàng (gross weight).
  • Tổng các đơn vị: số lượng, trọng lượng, số kiện hàng
  • Thông tin khác: số container, số seal, hàng nào được đóng vào container nào ….

Chú ý: Khi làm invoice và packing list, thông thường sử dụng excel để làm các chứng từ này để thuận tiện cho việc tính toán. Tuy nhiên, khi làm việc trên excel thường có một lỗi hay mắc phải đó là làm tròn số của excel. Theo quy định của pháp luật Việt Nam thì việc làm tròn số được quy định như sau:

“Trường hợp số lượng thực tế của hàng hóa có số ký tự vượt quá 02 số sau dấu thập phân; trị giá hóa đơn có số ký tự vượt quá 04 số sau dấu thập phân; đơn giá hóa đơn có số ký tự vượt quá 06 số sau dấu thập phân, người khai hải quan thực hiện làm tròn số theo quy định để thực hiện khai báo. Số lượng, trị giá hóa đơn và đơn giá hóa đơn thực tế khai báo tại tiêu chí “Mô tả hàng hóa”.”

Đây là điều mà rất nhiều người mắc phải, dẫn tới hồ sơ nhập khẩu bị sai và bị xử lý.

Những chứng từ khác trong bộ hồ sơ xuất nhập khẩu

  • Vận đơn: đây là chứng từ cho nhà vận chuyển cung cấp (click xem chi tiết về chứng từ này)
  • Chứng nhận xuất xứ ℅: Giấy chứng nhận xuất xứ nguồn gốc hàng hóa, có rất nhiều ý nghĩa của chứng từ này (xem thêm ℅ form E để hiểu hơn)
  • Giấy kiểm dịch thực vật, động vật
  • Giấy phép của cơ quan nhà nước
  • Và các giấy tờ khác, tùy theo từng đơn hàng cụ thể.

Trên đây là kinh nghiệm khi làm các chứng từ, những kinh nghiệm thực tế trong quá trình làm hồ sơ xuất nhập khẩu. Quý vị có thể theo dõi các bài đăng khác về xuất nhập khẩu, logistics trên fanpage của chúng tôi.

Mọi góp ý vui lòng gửi vào hotmail của công ty.

error: Content is protected !!
0901556567