Nhận viên chứng từ (document staff) trong một công ty dịch vụ giao nhận (forwarding) là người sẽ làm việc liên quan đến chứng từ, từ việc chuẩn bị bộ chứng từ để khai quan, khai quan điện tử, bộ chứng từ làm C/O, bộ chứng từ làm công bố ATTP, truyền manifest và chuẩn bị hồ sơ chỉnh manifest, làm bill of lading, phát hành D/O, nhập liệu, lưu hồ sơ. Một số công ty với quy mô nhỏ thì họ sẽ kết hợp nhân viên chứng từ cũng là nhân viên chăm sóc khách hàng (customer services – cus) không phải là nhân viên kinh doanh nhé, một số người vẫn nhầm lẫn đây là nhân viên kinh doanh ( để hiểu rõ về vị trí customer services và sela executives xem ở đường link đính kèm).

Cụ thể nhân viên chứng từ phải làm gì ?

Chuẩn bị bộ hồ sơ để khai quan: Liên hệ với khách hàng để lấy hóa đơn thương mại (comercial invoice), packing list, C/O (nếu có), hợp đồng mua bán (nếu có), và các chứng từ khác liên quan (công bố ATTP; giấy phép nhập khẩu, kiểm dịch…).

Khai quan điện tử: Tập hợp đầy đủ các chứng từ cần thiết thì sẽ tiến hành lên tờ khai trên hệ thống phần mềm VNACCS. Sau khi có tờ khai từ in ra, gộp vào bộ chứng từ thông quan và giao cho nhân viên hiện trường ( nhân viên giao nhận) đi xử lý trực tiếp ở chi cục hải quan mở tờ khai.

Chuẩn bị bộ chứng từ làm C/O: Liên hệ với khách hàng để chuẩn bị các chứng từ cần thiết để xin C/O, những chứng từ nào mà mình có thể cung cấp được (bill, tờ khai ..) còn những những chứng từ khác liên hệ khách hàng để lấy (xem bộ hồ sơ xin C/O), tiếp theo là khai C/O trên hệ thống điện tử ECOSY. Sau khi có đầy đủ hồ sơ thì giao cho nhân viên hiện trường đi nộp bộ hồ sơ ở VCCI. Sau khi có C/O nhận lại từ nhân viên giao nhận và gửi về cho khách hàng.

Chuẩn bị bộ chứng từ làm công bố ATTP: Liện hệ với khách hàng để chuẩn bị các chứng từ cần thiết. Nhận mẫu từ khách hàng và các chứng từ liên qua (xem thêm công bố ATTP), Khai báo lên hệ thống VFA của bộ y tế qua website. Giao mẫu cho nhân viên hiện trường đi đăng ký kiểm tra, thẩm định mẫu. Sau khi có đủ bộ hồ sơ thì gửi toàn bộ về Cục An toàn thực phẩm để chờ kết quả. Nhận kết quả phản hồi và gửi giấy chứng nhận cho khách hàng, hoặc đưa nhân viên hiện trường đi thông quan hàng hóa.

Truyền manifest và chuẩn bị bộ chứng từ điều chỉ manifest: Khi có thông báo từ bên hãng tàu hoặc từ coloader thì nhân viên chứng từ phải khai manifest trên hệ thống, sau khi đã upload lên hệ thống mà thấy có sai sót thì làm điều chỉnh manifest (xem theo link).

Làm bill of lading hàng xuất và làm lệnh – D/O hàng nhập: Khi hàng hóa được giao lên tàu thì nhân viên chứng từ sẽ phát hành B/L cho người gửi hàng (shipper). Khi có thông báo hàng đến từ hãng tàu hoặc coloader thì nhân viên hiện trường sẽ đi lấy bộ lệnh – D/O cho master b/l, bên cạnh đó thì nhân viên chứng từ cũng chuẩn bị bộ lệnh cho house b/l cho người nhận hàng consignee.

Đó là một số công việc cơ bản của một nhân viên chứng từ, bên cạnh đó đối với một số công ty nhỏ người ta giao thêm những việc của một nhân viên cus cho nhân viên chứng từ như: Lấy booking, làm việc với đại lý nước ngoài, cập nhật bảng giá cước – lịch tàu, cập nhật thông báo tình hình hàng hóa cho khách hàng, bố trí phương tiện vận tải để đóng hàng hoặc giao hàng cho khách, cập nhật cước vận tải.

Khi ứng tuyển vào vị trí nhân viên chứng từ bạn cần thể hiện cho nhà tuyển dụng biết bạn có những tố chất sau:

• Am hiểu về nghiệp vụ – bắt buộc (Incoterms, bill, D/O, tờ khai, C/O, tiếng anh …) quy trình phát hành, xin, các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ. 
• Cách làm việc qua mail – Trao đổi với khách hàng thì tốt nhất chốt qua mail, làm theo chỉ định của khách hoặc xác nhận qua mail các trao đổi với khách, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm sau này.
• Bạn là người cẩn thận: làm chứng từ phải cần thận đặc biệt trong việc phát hành bill, khai manifest, làm C/O … tất cả các chứng từ phải đúng.
• Biết sắp xếp công việc theo nguyên tắc: gấp xử lý trước, cần sắp xếp chứng từ không lẫn lộn giữa khách hàng này với khách hàng kia, khi xử lý việc chưa xong thì cần noted lại để giải quyết tiếp tránh tình trạng bỏ bê hoặc quên.

Để hiểu rõ hơn về các công việc của các nhân viên khác như: customer services, sale executive, logs, hiện trường thì quý vị xem thêm tại các link được chèn trong bài viết. Like fanpage của chúng tôi để cập nhật những bài viết mới nhất.